¿Qué es la gestión de procesos de negocios (BPM)?
La Gestión de procesos de negocios (BPM) es una disciplina de gestión compuesta de metodologías y tecnologías. Su objetivo es mejorar el desempeño (eficiencia y eficacia) y la optimización de los procesos de una organización.
Un proceso de negocio representa una serie discreta de actividades o pasos de tareas que pueden incluir personas, aplicativos, eventos de negocio, tareas y organizaciones.
Se debe incluir diseño, modelaje, organización, documentación y optimización de forma continua. Es una implementación de una metodología de mejora continua con herramientas que faciliten su ejecución y permiten que se automatice los procesos.
La automatización de los procesos es algo que prácticamente toda empresa requiere para lograr mejorar sus operaciones, reducir costos y aumentar las ganancias. La clave es antes de automatizar cualquier proceso, primero es entenderlos y optimizarlos para lograr la eficiencia, allí es donde entra la metodología y tecnologías BPM.
Hay tres elementos clave para que una herramienta BPM funcione en una organización:
- Técnica de modelado: El modelado de los procesos de negocio debe interpretar los objetivos y tareas necesarias del negocio, correctamente. Así mismo, debe integrarse adecuadamente en el motor de procesos para ejecutarlo sin problemas.
- Identificación y mapeo de procesos: Es importante que el negocio tenga claridad sobre los procesos implementados, cuáles son los principales procesos y establecer conexiones entre los procesos. Completar un mapeo de procesos que ayude a los empleados a visualizar los flujos de trabajo y la nueva estructura.
- Prueba piloto: El momento de integrar los procesos seleccionados en la herramienta es necesario contar con un socio tecnológico que tenga la experiencia para implementarlo de manera que facilite la gestión. Se puede iniciar con área del negocio para que la transición sea más fluida.
Si no tiene respuesta rápida a estas preguntas, un software de gestión de negocios es para usted:
- ¿Sabe cuánto se tardó la vez pasada realizando un ciclo de un proceso operacional?
- ¿Tiene que calcular los días de vacación o días libres cada vez que tiene que aprobar permisos para sus trabajadores?
- ¿Sabe cómo reducir costos operacionales?
- ¿Sabe su aún no se ha facturado o enviado un recibo al cliente y ya hizo la entrega del producto?
- ¿Tiene que hacer una búsqueda para encontrar la orden de compra que mando a el cliente?
- ¿Sabe dónde están los documentos de los procesos de su negocio?
- ¿Sigue tomando decisiones basado en prueba y error?
Ventajas de implementar una herramienta de gestión de negocios:
- Tomar decisiones basado en datos.
- Mejor control sobre procesos.
- Mayor eficiencia y mejor competitividad.
- Más tiempo dedicado a lo que el negocio se dedica y menos tiempo en tareas administrativas
- Identificar fácilmente que estado, proceso o proyecto demora más de lo normal.
- Ahorrar tiempo automatizando procesos como gestión de permisos para el trabajador.
5 pasos para integrar y ejecutar una buena gestión de procesos de negocios (BPM):
1.- Definición y análisis: Se definen y analizan todos aquellos procesos a realizar como eventos, actividades y subprocesos. Se eligen los participantes para los procesos, sus permisos y roles (stakeholders). También se analizan y seleccionan las métricas y KPIs apropiados para su medición, control y evaluación.
2.- Automatizar procesos: Se definen los modelos de datos, formularios y reglas de negocio que necesitan ser aplicados en el transcurso de las operaciones del negocio (workflow).
3.- Integración e implementación: Integrar una herramienta BPM que sea fácil de utilizar y navegar para los usuarios con las distintas aplicaciones que utiliza la empresa para realizar sus procesos. Una vez finalizada la integración que incluye criterios de asignación de permisos, cantidad de usuario, responsabilidades, capacitaciones necesarias, se procede a la implementación de la herramienta en los procesos del negocio.
4.- Seguimiento de los procesos: Utilizando las métricas y los KPIs para evaluar los resultados y tomar medidas necesarias en caso de errores o modificaciones necesarias.
5.- Optimización: Un software BPM puede medir la duración y los costos de cada proceso dentro del proyecto e identificar las oportunidades de mejoras incrementando la eficiencia de las empresas.
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