Un problema generalizado en muchos niveles de un negocio es el tecnicismo que se puede aplicar en las comunicación entre los colaboradores, donde fácilmente alguna de las partes pueden pausar la conversación y pedir que se explique mejor. Pero en ciertos escenarios esto no es posible, hablamos de la documentación ya sea de aplicaciones o de procesos.
Existen diferentes tipos de documentos, protocolos y manuales que su elaboración pueden distar entre ellos pero como un recurso documentador podemos citar claves, pasos o buenas prácticas que permitan una elaboración más sólida y clara.
Algunas claves:
- No existen obviedades: términos, detalles y tareas que se realiza por monotonía o práctica que le pertenecen al conocimiento al documentador no son siempre obvias para todo lector, todo detalle debe ser especificado hasta al más último detalle.
- Piensa en el lector: No solo imagines que la documentación que realizas será leída por una persona que entiende el idioma técnico, trata de dejar pistas o referencias donde el lector pueda guiarse, usar un redacción clara y poco técnica en la medida posible.
- Escribe de forma sencilla: Utiliza un vocabulario sencillo, adaptado a cada posible lector y combinarlo con frases cortas y con un único sentido.
- Adjunta imágenes y explicaciones gráficas.
- Estructura el contenido: que el lector pueda visualizar la documentación total basándose en su estructura. Sintetiza la estructura según las funciones o áreas del proceso o aplicación, que sea fácilmente indexable.
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No existe obviedades.
Algunas recomendaciones en cuanto a la estructura del documento son:
- Agrega una introducción y un enfoque del documento: trate de enfocar en resumir todas las partes que componen dicha documentación, esto con la meta de brindar un resumen ejecutivo a las personas que se involucren con el proyecto.
- Resumen del material: indique objetivos, metas o resultados que el proyecto o proceso persigue, esto con el fin de indicar para qué se debe utilizar el recurso.
- Descripción detallada de funciones y elementos: documenta todas las acciones, estados y manejo de errores que pueden presentarse. Brinda al lector un panorama completo del uso del proyecto, proceso o recursos documentados.
- Involucra y señala funciones: si es necesario y el tipo de documentación lo permite, puedes establecer los roles y alcances del equipo de trabajo o departamentos involucrados. Con ello puedes eximir de contradicciones a las acciones que se tomen en adelante.
- Usa versionamiento: los proyectos o procesos en la actualidad son escalables, evolucionan y se transforman la documentación también debe hacerlo. Por lo cual es una buena práctica el señalar con qué versiones y para que versiones aplica la documentación al lector.
- Documentos adicionales: como se mencionó anteriormente dejar guías o recursos que apoyen los recursos de documentación agiliza el uso y la mejor compresión de los recursos, proyectos o procesos. Estos recursos pueden llegar a ser desde documentos adicionales, legislaciones o manuales de otras herramientas que pueden ser apoyo al recurso original.
- Incluya métricas: con el fin de estandarizar resultados.
- Defina un alcance y el nivel de profundidad: La documentación no deben cubrir más de lo necesario, especifique el alcance y el nivel con el cual diseño.
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